Terakhir diperbarui: 19 Oktober 2026
Three way matching adalah pencocokan tiga dokumen, yaitu pesanan pembelian (purchase order/PO), bukti penerimaan barang (goods receipt/GRN), dan faktur pemasok (vendor invoice), sebelum tagihan dicatat sebagai utang dan dibayar. Jika kuantitas dan harga di ketiga dokumen cocok dalam batas toleransi, tagihan boleh diproses. Jika tidak cocok, tagihan ditahan sampai selisihnya diselesaikan.
Di banyak tim finance, pencocokan ini masih dikerjakan dengan Excel: unduh daftar PO, minta rekap penerimaan dari gudang lewat chat, lalu cocokkan baris demi baris dengan faktur yang menumpuk menjelang tanggal bayar. Hasilnya bisa ditebak. Ada tagihan yang dibayar dua kali, kelebihan bayar atas barang yang belum datang, dan saldo akun “barang diterima belum ditagih” yang tidak pernah bisa dijelaskan saat audit.
Artikel ini membahas sisi yang jarang dibahas tuntas: contoh jurnal di setiap tahap, matriks toleransi selisih yang bisa langsung Anda jadikan kebijakan, cara menangani selisih harga dan kuantitas, serta cara menjaga saldo GRNI tetap bersih saat tutup buku.
Ringkasan Cepat
- Three way matching mencocokkan PO, GRN, dan faktur pemasok pada level baris: barang, kuantitas, dan harga satuan.
- Saat barang diterima, catat persediaan terhadap akun akrual “Barang Diterima Belum Ditagih” (GRNI), bukan langsung ke utang usaha.
- Faktur hanya dibayar sebesar kuantitas yang benar-benar diterima, dengan harga sesuai PO atau dalam batas toleransi.
- Tetapkan toleransi tertulis (persentase dan nominal) beserta siapa yang berwenang menyetujui selisih di atasnya.
- Review umur saldo GRNI setiap tutup buku; saldo lama biasanya tanda faktur hilang atau penerimaan salah input.
Apa itu three way matching dan apa bedanya dengan two way dan four way matching?
Daftar Isi
- 1 Apa itu three way matching dan apa bedanya dengan two way dan four way matching?
- 2 Bagaimana langkah three way matching yang benar?
- 3 Bagaimana contoh jurnal three way matching dari penerimaan sampai pembayaran?
- 4 Berapa toleransi selisih yang wajar dalam three way matching?
- 5 Bagaimana menjaga saldo GRNI tetap bersih saat tutup buku?
- 6 Kesalahan yang Sering Terjadi
- 7 Bagaimana mengotomatiskan three way matching?
- 8 Pertanyaan yang Sering Diajukan (FAQ)
- 9 Kesimpulan
Three way matching adalah kontrol internal di siklus utang usaha (accounts payable/AP) yang memastikan perusahaan hanya membayar barang yang dipesan secara sah, benar-benar diterima, dan ditagih dengan harga yang disepakati. Setiap dokumen menjawab satu pertanyaan: PO menjawab “apa yang kita setujui untuk dibeli”, GRN menjawab “apa yang benar-benar masuk gudang”, dan faktur menjawab “apa yang ditagih pemasok”.
| Metode | Dokumen yang dicocokkan | Cocok untuk |
|---|---|---|
| Two way matching | PO dan faktur | Jasa atau langganan yang tidak ada penerimaan fisik |
| Three way matching | PO, GRN, dan faktur | Pembelian barang persediaan dan aset fisik |
| Four way matching | PO, GRN, hasil inspeksi mutu (quality check), dan faktur | Bahan baku manufaktur, farmasi, barang yang bisa ditolak karena mutu |
Kalau proses pembelian di perusahaan Anda belum rapi sejak PO, pelajari dulu dasar purchase order dan fungsinya, karena three way matching hanya sekuat kualitas data PO-nya.
Bagaimana langkah three way matching yang benar?
- Terbitkan PO yang disetujui. PO memuat kode barang, kuantitas, harga satuan, diskon, biaya kirim, dan termin pembayaran. Tanpa PO yang disetujui, tagihan tidak boleh masuk antrean bayar.
- Catat GRN saat barang tiba. Gudang mencatat kuantitas yang diterima dan kondisi barang, merujuk ke nomor PO. Barang rusak atau ditolak tidak ikut dicatat sebagai diterima.
- Catat jurnal akrual penerimaan. Persediaan bertambah dan akun GRNI bertambah sebesar kuantitas diterima dikali harga PO.
- Terima dan registrasi faktur pemasok. Staf AP memasukkan faktur dengan merujuk nomor PO, lalu sistem atau staf mencocokkan per baris.
- Bandingkan kuantitas dan harga. Kuantitas faktur dibandingkan dengan kuantitas GRN; harga faktur dibandingkan dengan harga PO.
- Proses sesuai matriks toleransi. Cocok atau dalam toleransi berarti lanjut; di luar toleransi berarti tahan dan eskalasi.
- Akui utang usaha dan jadwalkan pembayaran. GRNI dipindahkan ke utang usaha, lalu pembayaran dijadwalkan sesuai termin.
Bagaimana contoh jurnal three way matching dari penerimaan sampai pembayaran?
Berikut contoh kasus distributor makanan kemasan di Surabaya, PT Sumber Pangan (contoh, angka fiktif, di luar PPN). Perusahaan menerbitkan PO 1.000 karton mi instan dengan harga Rp50.000 per karton, total Rp50.000.000.
Tahap 1: barang diterima sebagian
Gudang hanya menerima 950 karton karena 50 karton menyusul pada pengiriman berikutnya. Nilai penerimaan: 950 × Rp50.000 = Rp47.500.000.
| Akun | Debit (Rp) | Kredit (Rp) |
|---|---|---|
| Persediaan Barang Dagang | 47.500.000 | |
| Barang Diterima Belum Ditagih (GRNI) | 47.500.000 |
Pengakuan saat barang diterima ini sejalan dengan basis akrual: kewajiban sudah timbul ketika barang dikuasai, walaupun faktur belum datang. Mencatatnya ke GRNI, bukan ke utang usaha, membuat Anda bisa membedakan kewajiban yang sudah ditagih dan yang belum.
Tahap 2: faktur datang dengan dua selisih
Pemasok mengirim faktur 1.000 karton dengan harga Rp51.000 per karton, total Rp51.000.000. Hasil pencocokan:
| Pemeriksaan | PO | GRN | Faktur | Hasil |
|---|---|---|---|---|
| Kuantitas | 1.000 | 950 | 1.000 | Lebih tagih 50 karton |
| Harga satuan | Rp50.000 | – | Rp51.000 | Selisih 2% |
| Nilai | Rp50.000.000 | Rp47.500.000 | Rp51.000.000 | Selisih Rp3.500.000 |
Faktur ini tidak boleh dibayar penuh. Kuantitas yang boleh ditagih hanya 950 karton, dan selisih harga 2% melewati toleransi (lihat matriks di bawah), sehingga faktur ditahan dan diteruskan ke bagian pembelian.
Tahap 3a: pemasok merevisi faktur
Bagian pembelian mengonfirmasi bahwa kenaikan harga baru berlaku untuk PO berikutnya. Pemasok menerbitkan faktur revisi 950 × Rp50.000 = Rp47.500.000.
| Akun | Debit (Rp) | Kredit (Rp) |
|---|---|---|
| Barang Diterima Belum Ditagih (GRNI) | 47.500.000 | |
| Utang Usaha – PT Pemasok (contoh) | 47.500.000 |
Tahap 3b: selisih harga kecil disetujui
Misalkan selisihnya hanya Rp250 per karton (0,5%) dan disetujui. Nilai faktur 950 × Rp50.250 = Rp47.737.500. Selisih Rp237.500 menambah biaya perolehan persediaan selama barangnya masih di gudang; jika barang sudah terjual, selisih dibebankan ke HPP.
| Akun | Debit (Rp) | Kredit (Rp) |
|---|---|---|
| Barang Diterima Belum Ditagih (GRNI) | 47.500.000 | |
| Persediaan Barang Dagang (selisih harga) | 237.500 | |
| Utang Usaha – PT Pemasok (contoh) | 47.737.500 |
Tahap 4: pembayaran
Saat jatuh tempo, utang usaha didebit dan kas atau bank dikredit sebesar nilai faktur yang sudah lolos pencocokan. Pajak Pertambahan Nilai (PPN) masukan atas pembelian diproses terpisah berdasarkan faktur pajak dari pemasok, jadi pastikan faktur pajak juga mengikuti nilai faktur revisi.
Berapa toleransi selisih yang wajar dalam three way matching?
Tidak ada angka toleransi baku yang diwajibkan standar akuntansi; ini keputusan kebijakan internal yang harus tertulis dan disetujui manajemen. Tujuannya agar selisih pembulatan atau ongkos kecil tidak menahan pembayaran, sementara selisih material tetap terdeteksi. Berikut contoh matriks yang bisa Anda sesuaikan:
| Jenis selisih | Batas (contoh kebijakan) | Tindakan | Wewenang |
|---|---|---|---|
| Harga satuan | ≤0,5% dan ≤Rp100.000 per faktur | Proses otomatis, selisih dicatat | Staf AP |
| Harga satuan | >0,5% s.d. 2% | Tahan, minta konfirmasi pembelian | Manajer pembelian |
| Harga satuan | >2% | Tahan, minta faktur revisi atau nota kredit | Finance controller |
| Kuantitas faktur > GRN | Toleransi 0 | Bayar sebesar kuantitas diterima saja | Staf AP |
| Kuantitas faktur < GRN | – | Proses, sisa GRN tetap di GRNI menunggu faktur berikutnya | Staf AP |
| Barang tidak ada di PO | Toleransi 0 | Tolak, minta PO tambahan yang disetujui | Manajer pembelian |
Gunakan batas ganda (persentase dan nominal). Persentase 0,5% pada faktur Rp2 miliar berarti Rp10 juta, angka yang terlalu besar untuk lolos tanpa dilihat siapa pun.
Bagaimana menjaga saldo GRNI tetap bersih saat tutup buku?
Akun GRNI adalah hasil samping three way matching yang paling sering terlupakan. Secara teori saldonya hanya berisi barang yang sudah diterima tetapi fakturnya belum datang. Dalam praktik, akun ini menjadi tempat menumpuknya kesalahan input. Lakukan empat hal ini setiap tutup buku:
- Buat laporan umur GRNI per pemasok dan per nomor PO, dikelompokkan 0–30, 31–60, 61–90, dan lebih dari 90 hari.
- Telusuri saldo di atas 60 hari. Penyebab umumnya: faktur sudah dicatat tanpa merujuk PO, GRN tercatat dobel, atau pemasok lupa menagih.
- Konfirmasi ke pemasok untuk saldo material yang belum ditagih, sekaligus cocokkan dengan laporan saldo (statement) pemasok.
- Koreksi dengan jurnal yang terdokumentasi, misalnya membalik GRN dobel, dan simpan dasar koreksinya untuk auditor.
Saldo GRNI dan utang usaha yang bersih juga membuat perhitungan hari utang (days payable outstanding) lebih akurat, yang penting bila manajemen memantau cash conversion cycle.
Kesalahan yang Sering Terjadi
- Faktur dicatat tanpa nomor PO. Pencocokan otomatis gagal, dan GRN-nya tertinggal di GRNI selamanya.
- GRN diinput berdasarkan surat jalan, bukan hitung fisik. Kuantitas di GRN ikut salah sehingga pencocokan kehilangan fungsinya.
- Toleransi hanya persentase. Selisih besar pada faktur bernilai tinggi lolos tanpa persetujuan.
- Satu orang memegang PO, GRN, dan pembayaran. Pemisahan tugas (segregation of duties) hilang, sehingga risiko kecurangan naik.
- Selisih harga langsung dibebankan ke biaya lain-lain. Nilai persediaan dan HPP menjadi kurang tepat.
- Faktur ditahan tanpa batas waktu. Pemasok tidak tahu fakturnya bermasalah, hubungan memburuk, dan termin pembayaran terlewat.
Bagaimana mengotomatiskan three way matching?
Pencocokan manual di Excel masih bisa berjalan untuk puluhan faktur per bulan. Begitu volumenya ratusan, bottleneck-nya selalu sama: data PO, penerimaan gudang, dan faktur ada di tiga tempat berbeda. Software akuntansi yang menghubungkan modul pembelian, persediaan, dan utang dalam satu basis data membuat faktur bisa dibuat langsung dari penerimaan barang, sehingga kuantitas dan harga tertarik otomatis dari PO dan staf AP hanya meninjau pengecualian. Untuk gambaran alur utang secara umum, Anda bisa membaca artikel kami tentang account payable.
Pertanyaan yang Sering Diajukan (FAQ)
Apakah three way matching wajib untuk semua pembelian?
Tidak. Three way matching paling bermanfaat untuk pembelian barang fisik dengan nilai material. Untuk biaya rutin bernilai kecil atau jasa tanpa penerimaan fisik, two way matching atau persetujuan anggaran biasanya cukup, asalkan kebijakannya tertulis.
Apa itu akun GRNI?
GRNI (goods received not invoiced) atau barang diterima belum ditagih adalah akun liabilitas akrual untuk barang yang sudah diterima tetapi fakturnya belum dicatat. Saldonya berpindah ke utang usaha begitu faktur lolos pencocokan.
Bagaimana jika faktur datang sebelum barang diterima?
Registrasi faktur tetapi tahan pembayarannya sampai GRN tercatat. Jangan membayar berdasarkan faktur dan PO saja untuk barang persediaan, kecuali ada perjanjian uang muka yang disetujui dan dicatat sebagai uang muka pembelian.
Siapa yang seharusnya menyetujui selisih di luar toleransi?
Orang yang tidak membuat PO dan tidak mencatat pembayaran, biasanya manajer pembelian untuk selisih menengah dan finance controller atau CFO untuk selisih besar. Wewenang ini sebaiknya dicantumkan di matriks otorisasi perusahaan.
Apakah three way matching membantu saat audit?
Ya. Auditor menguji keterjadian dan kelengkapan utang usaha dengan menelusuri PO, bukti penerimaan, dan faktur. Jika ketiganya sudah terhubung dan selisihnya terdokumentasi, pengujian berjalan lebih cepat dan temuan kontrol internal berkurang.
Kesimpulan
Three way matching melindungi kas perusahaan dengan satu aturan sederhana: bayar hanya yang dipesan, diterima, dan ditagih dengan benar. Kuncinya ada pada jurnal akrual GRNI saat barang diterima, matriks toleransi tertulis dengan batas persentase dan nominal, serta review umur GRNI setiap tutup buku. Jika tim Anda masih mencocokkan PO, penerimaan, dan faktur secara manual, Zahir Online menghubungkan pembelian, persediaan, dan utang dalam satu sistem. Pelajari fitur akuntansi Zahir Online atau coba gratis untuk melihat alurnya dengan data Anda sendiri.
