IMPLEMENTASI SOFTWARE ONLINE DIPERUSAHAAN MULTI CABANG 2 tahun ago

implementasi software online di perusahaan multicabang

Zahir Online merupakan software online yang banyak digunakan para pebisnis dalam mengelola transaksi perusahaan dengan banyak cabang. Dipercaya lebih dari 20 tahun oleh ribuan pengguna, bisa dikatakan Zahir merupakan market leader untuk industri software akuntansi saat ini.

Dalam implementasinya, Zahir Online mengutamakan kemudahan dengan interface yang ramah pengguna. Namun, perlu diketahui juga cara setup awal dan alur transaksinya, sehingga pengguna dapat menggunakan Zahir Online secara maksimal.

Berikut kami jabarkan poin-poin utama dalam implementasi software online Zahir Online.

  1. Setup Database
    • Zahir Online di akses melalui browser dengan alamat IP yang sudah disetting misal: http://27.123.223.206:8989
    • Admin database dapat membuat data perusahan baru dengan default user name : ZahirAdmin, password : Admin
    • Admin database bisa mengubah password, membuat data perusahaan baru, serta menghapus database
    • Database Zahir Online dapat berada diserver pribadi (On-Premise) atau berada diserver yang dikelola PT. Zahir (Subscribe)
  2. Setup Data Perusahaan
    • Admin database membuat data perusahaan baru, dengan memasukan alamat email dan password tertinggi
    • Admin memasukan informasi nama perusahaan, lokasi negara, setup bahasa, mata uang dasar, periode akuntansi, hingga jenis perusahaan (opsional)
  3. Setup Chart of Account
    • Chart of Account (COA) bisa diimport dari template excel yang bisa diunduh dari Setting – Data Import
    • Zahir Online juga menyediakan default COA yang otomatis terbentuk pada saat membuat data baru untuk beberapa bidang usaha
    • COA maksimum 9 digit dan dapat dimodifikasi kapan saja
    • Dalam perusahaan multi cabang, COA dapat diset untuk departmen tertentu sehingga tidak dapat digunakan oleh departmen lain dan berfungsi juga sebagai filter laporan
  4. Setup Otorisasi
    • Password database yang dibuat diawal adalah otoritas tertinggi dalam manajemen kewenangan akses modul, transaksi, dan laporan
    • Dalam perusahaan multi cabang, password untuk user cabang bisa disetting hanya memiliki akses terhadap departmen tertentu saja
    • Sehingga akses COA, transaksi, dan laporan hanya muncul untuk departmen sesuai kewenangannya
    • Otorisasi ini juga bisa dibatasi berdasarkan job (proyek) dan warehouse
  5. Alur Transaksi Pembelian
    • Zahir Online memiliki modul Quotation Request, Purchase Order, dan Purchase Invoice dalam proses pembelian
    • Proses ini bisa dilakukan oleh user cabang ataupun terpusat berdasarkan kewenangan akses modul, departemen, dan proyek
    • Kewenangan departemen dan proyek membatasi user untuk melihat daftar transaksi yang diinput departemen lain
    • Jurnal barang masuk dan hutang terbentuk dimodul Purchase Invoice, QR dan PO tidak membentuk jurnal apapun
  6. Alur Transaksi Pembayaran Hutang dan Kas Keluar
    • Zahir Online membedakan pengeluaran kas/bank menjadi dua, melalui modul Vendor Payment dan Cash Disbursement
    • Vendor payment digunakan untuk membayar hutang yang terbentuk dari proses pembelian, sedangkan Cash Disbursement digunakan untuk pembayaran yang sifatnya langsung/cash basis tanpa melalui tagihan.
    • Dalam perusahaan multi cabang, daftar hutang dan pembayarannya dibatasi aksesnya berdasarkan departemen artinya user hanya bisa melihat hutang serta membayar hutang milik departemennya saja.
    • Sama halnya daftar pengeluaran biaya melalui kas keluar, aksesnya dibatasi masing-masing departemen.
  7. Alur Transaksi Persediaan
    • Modul persediaan pada Zahir Online terdiri dari : Product Data, Inventory Adjustment, Goods Transfer, dan Inventory Taking
    • Dengan modul tersebut, user bisa melakukan transfer barang antar cabang, penyesuaian stok barang, serta melakukan stok opname masing-masing lokasi
    • Untuk gudang bersifat terbuka, departemen lain bisa melihat posisi persediaan di semua gudang
    • Metode HPP yang berlaku adalah rata-rata (average)
  8. Alur Transaksi Penjualan
    • Software online Zahir Online memiliki modul Sales Quotation, Sales Order, dan Sales Invoice dalam proses penjualan
    • Sama halnya pembelian, proses ini bisa dilakukan oleh user cabang ataupun terpusat berdasarkan kewenangan akses modul, departemen, dan proyek
    • Transaksi SQ dan SO, bisa diinput dicabang kemudian diproses invoice di pusat. Begitu pula sebaliknya
    • Jurnal barang keluar dan piutang terbentuk di modul Sales Invoice, SQ dan SO tidak membentuk jurnal apapun
  9. Alur Transaksi Pembayaran Piutang Dan Kas Masuk
    • Software online Zahir Online membedakan pemasukan kas/bank menjadi dua, melalui modul Account Receivable Payment dan Cash Receipt
    • AR Payment digunakan untuk menerima pembayaran yang berawal dari proses Sales Invoice, sedangkan Cash Receipt digunakan untuk penerimaan yang diakui langsung tanpa proses piutang
    • Dalam perusahaan multi cabang, daftar piutang dan pembayarannya dibatasi aksesnya berdasarkan departemen artinya user hanya bisa melihat daftar piutang serta memproses pembayarannya sendiri
    • Cash Receipt biasanya digunakan untuk transaksi seperti pendapatan bunga bank, modal disetor atau pinjaman bank
  10. Alur Transaksi Jurnal Umum dan Laporan
    • Modul General Journal Transaction dalam Zahir Online digunakan oleh bagian Accounting untuk mencatat jurnal manual, biasanya jurnal adjustment.
    • Pembatasan akses departemen juga berlaku di modul ini
    • Zahir Online memiliki fitur laporan keuangan yang komprehensif, seperti Cash Flow Statement, Profit & Loss, Balance Sheet, General Ledger, Audit Trail, Sales & A/R Report, Purchase & A/P Report, Inventory, Project & Departemen Report, Fixed Asset, dll
    • Semua laporan ini bisa di export kedalam format .PDF dan .XLS
  11. Fitur Lain yang sangat membantu
    Zahir Online juga memiliki fitur-fitur tambahan penting seperti:

    1. Fixed Asset, untuk mencatat daftar aset tetap dan menghitung penyusutan secara otomatis
    2. Sales & Master Data Import, untuk upload transaksi penjualan, saldo dan data master dari format excel csv
    3. Attach Document, melampirkan dokumen dalam format gambar kedalam sebuah transaksi
    4. Get Started, panduan interaktif video
    5. Connected Apps, bisa terkoneksi ke sistem lain melalui API Key (oleh programmer)

Demikian point-point utama dalam implementasi software online Zahir Online, semoga membantu pengguna pemula dalam menerapkan Zahir Online dibisnisnya. Salam. Penulis.

 

Penulis : M Jarkasih

Facebook Comments

No Replies on IMPLEMENTASI SOFTWARE ONLINE DIPERUSAHAAN MULTI CABANG

Leave a reply

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>

More in Akuntansi, Blog Contest, Teknologi
5 reasons why you should run email marketing
5 Reasons Why You Should Run E-mail Marketing!

There are lots of tricks or tips about Digital Marketing. As we know we are living in the digital age...

Close